体調が悪くて会社や予定を休むとき、みなさんも連絡しますよね。
その連絡に対して、上司や同僚からは「大丈夫ですか？」「ゆっくり休んでください」といったメールが来ると思います。
そのメールにどう返信すればいいか、迷うことがありますよね。
返信は基本的にはした方がいいとされています。
ここで、どのように返信すればいいかの例を紹介します。
休みを伝えて返信があったらどんな返信をすればいい？
「今日は体調が悪いので休みます」と連絡したら、たいてい「了解しました、お大事に」という返信が来ます。
どのように返信するか、迷うかもしれませんね。
もしかしたら「返信は不要かな？」と思うこともあるでしょう。
ですが、一言返しておくと良いでしょう。
感謝の気持ちや、迷惑をかけていることへの謝罪の言葉を添えるといいですね。
例えば、
このように簡単なメッセージでも大丈夫です。
体調が悪いときにメールを書くのは大変かもしれませんが、少しの言葉でも伝えるといいでしょう。
ただし、本当に辛いときは無理をせず、休むことを優先しましょう。
「ゆっくり休んで」へのお礼の返信はどうすればいい？
上司から体調を気遣うメールを受け取ったとき、どのように返信するのが適切でしょうか。
上司とのやりとりでは、どうしても言葉遣いに注意が必要です。
返信には以下のポイントを含めると良いでしょう。
- 気遣いに対する感謝の気持ち。
- 休んでしまったことへの申し訳なさ。
- 現在の体調と出社予定日。
以下に例文を示します。
例文１：
例文２：
上司からのメールは、あなたの体調を心配するだけでなく、仕事の流れを把握するためにも送られています。
現在の体調と復帰予定を明確に伝えることで、上司も次の計画を立てやすくなるでしょう。
体調不良での欠勤、メールでの連絡は適切？
欠勤の連絡方法について解説します。
上司に報告する方法
体調不良で休むときは、最初の連絡は電話が望ましいです。
声を聞くことで、体調の悪さが相手に伝わりやすくなります。
一方で、次の日以降はメールでの報告でも問題ないでしょう。
直接話すことが基本ですが、複数日休む場合や社内システムを通じて報告が可能な場合は、メールでも良いです。
取引先への報告方法
取引先へは、通常電話で速やかに状況を伝えた後、メールで詳細をフォローアップするのが一般的です。
これにより、丁寧な対応が可能となり、信頼関係を維持することができます。
同僚への伝え方
同僚にはメールでの連絡で十分ですが、休みが他の人に影響を与える場合は、電話で直接伝えることが望ましいです。
メールだと業務開始直前に見ることが多く、急な要求に対応できない場合があるからです。
体調不良の場合の適切な連絡タイミング
休む連絡は早めに行うことが重要です。
前日から体調が優れない場合は、可能であれば前日の退社時に上司に伝えておくと、業務の引き継ぎなどがスムーズになります。
当日の朝に連絡する場合は、仕事が始まる時間の1時間前までには連絡するのがマナーです。
急な発熱など予測できない体調不良の場合でも、できるだけ早く連絡しましょう。
体調不良の具体的な伝え方
体調不良の内容は、あまりにプライベートな症状は避け、「発熱」「頭痛」「腹痛」など一般的な症状を簡潔に伝えるのが良いでしょう。
また、通院予定がある場合は「午後に病院へ行く予定です」など、具体的な行動予定を添えると誠実さが伝わります。
業務の引き継ぎについて
休む連絡をする際は、可能な範囲で業務の状況や引き継ぎ事項を伝えることが望ましいです。
特に期限の迫った仕事や重要な案件がある場合は、その状況と対応方法を簡潔に説明しましょう。
例えば「本日予定していたA社への資料送付は80%完成しています。データは共有フォルダに保存してあります」などと具体的に伝えると、周囲の負担を軽減できます。
欠勤中の連絡についても触れておくと良いでしょう。
「終日連絡が取れない」「午後なら連絡可能」など、自分の状況に合わせて伝えておくと、緊急時の対応がスムーズになります。
まとめ
休みの連絡や返信に関するやりとりを紹介しました。
メールでのやり取りはいつ終えるか迷うことがありますが、相手からの気遣いには感謝の返信をし、そこでやり取りを終了するのが一般的です。